Wie stelle ich eine Rechnung?

Je nach Absprache mit deinem Auftraggeber, kannst du entweder eine oder mehrere Teilrechnungen für vereinbarte und abgeschlossene Meilensteine, oder eine Gesamtrechnung nach Abschluss des Gesamtprojekts stellen. Unabhängig davon, ob du dich mit dem Auftraggeber auf Teilrechnungen oder eine Gesamtrechnung einigst, musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Projektabschluss stellen. Diese Frist gilt nicht, wenn es sich bei deinem Auftraggeber um eine Privatperson handelt.

Welche Angaben muss die Rechnung enthalten? 

Gemäß § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG muss eine Rechnung über 150 Euro folgende Angaben enthalten:

01.) Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers

Gib auf deinen Rechnungen als Freelancer deinen Namen und deine Adresse sowie den vollständigen Namen und die Adresse des Auftraggebers an.

02.) Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Nach der Anmeldung deiner freiberuflichen Tätigkeit, erhältst du vom deinem zuständigen Finanzamt eine Steuernummer. Diese musst du auf der Rechnung angeben. Verfügst du über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, so kannst du alternativ auch diese abgeben.

03.) Ausstellungsdatum der Rechnung

Hiermit ist das Datum, an dem du die Rechnung erstellst, gemeint.

04.) Fortlaufende Rechnungsnummer

Es ist wichtig, dass du deine Rechnungen fortlaufend nummerierst und keine Rechnungsnummer mehrfach verwendest. Wie du die Nummerierung konkret umsetzt, bleibt dir überlassen. Eine mögliche Nummerierung könnte folgendermaßen aussehen:

  • Deine erste Rechnung im Januar 2015: Rg. 01012016
  • Deine zweite Rechnung im Januar 2015: Rg. 02012016
  • Deine erste Rechnung im Februar 2015: Rg. 01022016

05.) Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung

Was du auf der Rechnung als Menge angibst, hängt von den Vereinbarungen, die du mit dem Auftraggeber getroffen hast, ab. Hast du dich beispielsweise auf eine Abrechnung nach Stunden geeinigt, dann gib als Menge die Stundenanzahl an, die du für das Projekt benötigt hast. Andere Mengen können beispielsweise bei Übersetzern Seiten oder bei Webprogrammierern eine Pauschale für eine bestimmte Tätigkeit sein.

06.) Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung 

Als Zeitpunkt der Leistung gilt der Zeitpunkt, an dem du das Projekt abgeschlossen, bzw. an deinem Auftraggeber übergeben hast.

07.) Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

Für den Fall, dass du Kleinunternehmer bist, musst du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Aber auch außerhalb der Kleinunternehmerregelung wirst du in der Regel nur einen Steuersatz, also 19%, ausweisen müssen. Solltest du auf einer deiner Rechnungen als Freelancer doch einmal für verschiedene Rechnungspositionen unterschiedliche Umsatzsteuersätze verwenden, so musst du genau angeben, welche Rechnungsposition du wie versteuerst. Gib am besten neben dem Gesamtnetto-, Umsatzsteuer- und Bruttorechnungsbetrag, getrennt nach Umsatzsteuersätzen, zusätzlich die Nettoteilsummen und die zugehörige Umsatzsteuersummen an.
 

08.) Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Hast du mit dem Kunden Boni, Rabatte oder Skonti vereinbart, so sind diese auf der Rechnung auszuweisen.

09.) Entgelte und hierauf entfallender Steuerbetrag, sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

Bist du als Kleinunternehmer tätig, dann genügt es, wenn du auf der Rechnung den Bruttobetrag, also den finalen Rechnungsbetrag, angibst und zusätzlich auf die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung gem. der Kleinunternehmerregelung hinweist. Dieser Hinweis kann wie folgt lauten: 

„Umsatzsteuer wird nach § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben“

Bist du nicht als Kleinunternehmer tätig, so musst du auf der Rechnung den Nettobetrag, die darauf berechnete Umsatzsteuer, sowie den Bruttobetrag angeben.

Kleinstbetragsrechnungen als Freelancer 

Als Kleinstbetragsrechnungen gelten Rechnungen, deren Gesamtbruttobetrag 150 Euro nicht überschreiten. Hier gelten erleichterte Rechnungsstellungsvorschriften. So kannst du in diesem Fall auf die Angabe deiner Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer,  auf die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung bzw. Leistung und auf die Angabe von im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen verzichten.

Neben diesen Pflichtangaben empfehlen wir dir, auf der Rechnung ebenfalls eine Zahlungsfrist anzugeben. Diese kann beispielsweise „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang“ oder „sofort zahlbar“ lauten.

Damit der Auftraggeber dir das Geld fristgemäß überweisen kann, ist es natürlich wichtig, dass du auf der Rechnung ebenfalls deine Bankverbindung, also IBAN, Name deiner Bank und ggf. die BIC, angibst.

Ein ordentliches Anschreiben auf der Rechnung zeugt von Professionalität. Überlege dir zu diesem Zweck eine angemessene Begrüßung und ein kurzes, aber freundliches Anschreiben für deine Rechnungen.

Kann ich die Rechnung per Mail an den Auftraggeber übersenden? 

Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen ohne nennenswerte Hürden elektronisch, also z. B. per Mail oder Fax übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Frag einfach deinen Auftraggeber, ob er dem elektronischen Versand der Rechnung zustimmt. Bitte beachte, dass für elektronisch übermittelte Rechnungen besondere Aufbewahrungspflichten bestehen. Informationen zur Aufbewahrung von Rechnungen findest du unter dem nachfolgenden Punkt.

Muss ich eine Kopie der Rechnung aufbewahren?

Als Unternehmer musst du gem. der allgemeinen Aufbewahrungsregeln ein Doppel aller Aus- und Eingangsrechnungen, zehn Jahre lang aufbewahren. Lege dir zu diesem Zweck am besten einen Aktenordner an, in dem du deine Rechnungen chronologisch ablegst. Für elektronisch übermittelte Rechnungen genügt es nicht diese als Papierausdruck abzulegen. Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, also beispielsweise einer einmalbeschreibbaren CD oder DVD gespeichert werden. Am besten legst du deine Rechnungen das Jahr über in einem Ordner auf deinem PC ab, und brennst sie dann am Ende des Jahres auf eine CD.

Und wie sieht eine Rechnung nun aus?

Solange du alle Regeln beachtest, ist deine Rechnung korrekt. Trotzdem solltest du dich als Freelancer an gewisse optische Normen halten. Diese Musterrechnung kann dich dabei inspirieren.

 

* Die Inhalte dieses Blogeintrags haben wir mit großer Sorgfalt erstellt. Trotzdem übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Eine Haftung für Schäden, die aufgrund der hier angebotenen Informationen entstehen, übernehmen wir nicht.