Bürokratie

Buchhaltungssoftware: Überblick, Auswahlkriterien und Notwendigkeit

Lilly Schust
Dezember 2016

Während Buchhaltungssoftware in großen Unternehmen und KMU eine Selbstverständlichkeit ist, stellt sich für viele Freiberufler, Kleinunternehmer und Gründer allgemein die Frage, ob ein solches Tool für sie sinnvoll ist. Da mit der Selbstständigkeit Buchführungspflichten beginnen und solche Software eine große Unterstützung sein kann, solltest du abwägen, welche Anwendung für deine Bedürfnisse die Richtige ist.

Pflichten der Selbstständigkeit:

Eine selbstständige Tätigkeit geht mit vielen Vorschriften einher, die es erforderlich machen, alle Abrechnungen genau zu kontrollieren und darüber Buch zu führen. Hierzu gehören die Umsatzsteuervoranmeldung, der Jahresabschluss oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie die Erstellung der monatlichen Buchführung. Durchdachte Software erleichtert dir diese komplexen Aufgaben.

Notwendigkeit von Buchhaltung in einem Unternehmen

Die Buchführungspflicht beginnt mit der Anmeldung bei der zuständigen Finanzbehörde und gegebenenfalls beim Gewerbeamt. Mindestens musst du Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Nicht nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen betrifft dies, sondern auch Freiberufler, die auch unter Wahrnehmung der Kleinunternehmerregelung zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet sind. Aufgrund der Komplexität des Themas besuchen viele Gründer spezielle Buchführungs-Lehrgänge. Ist die Zeit hierfür nicht gegeben, so ist dies ein Argument für eine Buchführungssoftware. 

Bei der Wahl der richtigen Buchführungsprogramme ist ein vorheriger Vergleich verschiedener Lösungen unabdingbar. Ganz gleich, ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, bei der Auswahl aus der Software-Vielfalt gilt es, die jeweiligen Anforderungen zu berücksichtigen. So sind für Gründer ohne Mitarbeiter etwa keine Lohnabrechnungsfunktion und keine Bilanzerstellung erforderlich. Auch Preis-Leistungsverhältnis und Benutzerführung sind beim Vergleich wichtig. Bei der Suche nach dem passenden Buchführungsprogramm hilft auch das Verbraucherportal Netzsieger. Hier findest du die führenden Programme sowie einen ausführlichen Bericht zu Buchhaltungssoftware.

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Worauf es bei der Auswahl ankommt

Für einen sorgfältigen Vergleich von Buchhaltungs-Lösungen solltest du folgende Faktoren berücksichtigen:

  • iModule: wesentliche Buchhaltungsmodule sind Buchführung, Kassenbuch, Rechnungsstellung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Anlagenverwaltung. Da das Modulangebot zwischen den Anbietern schwankt, lohnt ein Vergleich im Hinblick auf die benötigten Module. 
  • Jahresabschluss: EÜR bietet nahezu jede Buchhaltungssoftware. Wird eine andere Form des Jahresabschlusses, etwa eine Bilanz, benötigt, so ist die Software auf diese Funktionen zu prüfen
    unterstützte Schnittstellen: ohne Schnittstellen zu mindestens ELSTER und DATEV kommt keine Buchhaltungssoftware mehr aus. Hilfreich sind auch Schnittstellen und Export-Optionen zu Excel oder deinem Online-Banking-Anbieter.
  • Integration der Umsatzsteuervoranmeldung: falls du umsatzsteuerpflichtig bist, ist eine Option zur Umsatzsteuerdatenmeldung an ELSTER erforderlich
  • Kosten: einmalig oder jährlich anfallende Kosten schwanken erheblich zwischen den Anbietern. Sie richten sich im Wesentlichen nach Funktions- und Modulvielfalt.
  • Anbietersupport: auch eine gute Buchhaltungssoftware erfordert Kenntnisse. Wenn deine Kenntnisse nicht mehr ausreichen, sind E-Mail-Service, Telefonservice oder zumindest FAQs von hohem Vorteil.
  • Verfügbarkeit kostenloser Testversionen: um die Software besser kennenzulernen und eine gute Entscheidung zu treffen, solltest du die Möglichkeit haben, sie vorab kostenlos zu testen.

Einarbeitung und Komplexität

Damit ein Buchhaltungsprogramm die gewünschte Vereinfachung der Buchhaltungspflicht ermöglicht, sollte die Einarbeitung leicht vonstattengehen. Im Allgemeinen sind die simpleren und mit weniger Funktionen ausgestatteten Programme auch einfacher in der Handhabe. Günstige- oder Freeware-Angebote sind in Aufbau und Bedienung aufgrund geringerer Vielfalt an Features oft am schnellsten zu erlernen. Über mehr Module und Bausteine die Software verfügt, desto komplexer die Umgebung. Hochpreisige Angebote bieten daher ab Werk häufig Einführungskurse zum Umgang mit der Buchhaltung an. Diese zeigen auch die Funktionsvielfalt und deren optimale Nutzung auf.
 

Vorteile der Nutzung

Eine funktionsstarke und gut bedienbare Buchhaltungssoftware kann dir bei der Beantwortung vieler buchhalterischer Fragen nützlich sein und eine Hilfe bei Entscheidungen sein. Eine große Erleichterung bietet dir solch ein Programm durch das Aufzeigen, welche Eingaben und Angaben für die Finanzbuchhaltung notwendig sind. Nahezu jede Software verfügt über Eingabemasken und integrierte, vorgefertigte Formulare. Somit wird eine den regulären Richtlinien entsprechende und plausible Buchführung ermöglicht, so dass du auch in den Genuss der Vorteile der Buchführungspflicht kommst. Auch als Neugründer und als Kleinunternehmer ist es von Bedeutung, über finanzielle Vorgänge genauen Überblick zu wahren, da gerade hier kleine Fehler mit größeren Auswirkungen einher gehen können.

Buchhaltungssoftware ist unverzichtbar

Die Buchführungspflicht geht mit anspruchsvollen Aufgaben einher. Gewinnermittlung in Form von EÜR oder Bilanz ist nur eine davon. Eine durchdachte Buchhaltungssoftware ist nützlich, um sämtliche finanziellen Vorgänge genau aufzuzeichnen. Dies ist nicht nur eine juristische und steuerliche Notwendigkeit, sondern gewährt dir einen wichtigen Überblick über die finanziellen Verhältnisse der selbstständigen Tätigkeit. Die Auswahl des passenden Buchführungsprogramms ist hierbei von deinen individuellen Anforderungen abhängig und erfordert, dass sämtliche Module und sonstiger Funktionsumfang vorhanden sind, die du für die tägliche Arbeit benötigst.

Während Buchhaltungssoftware in großen Unternehmen und KMU eine Selbstverständlichkeit ist, stellt sich für viele Freiberufler, Kleinunternehmer und Gründer allgemein die Frage, ob ein solches Tool für sie sinnvoll ist. Da mit der Selbstständigkeit Buchführungspflichten beginnen und solche Software eine große Unterstützung sein kann, solltest du abwägen, welche Anwendung für deine Bedürfnisse die Richtige ist.

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