Prozessoptimierung bei Freelance Junior – Auf diese Software-Lösungen bauen wir
Für Unternehmen

Prozessoptimierung bei Freelance Junior – Auf diese Software-Lösungen bauen wir

Jacob

Jacob

Redakteur:in

· Juni 2021

· aktualisiert September 2021

Bei Freelance Junior versuchen wir stetig, unsere Arbeitsweisen zu verbessern. Ein wichtiger Teil unserer Prozessoptimierung ist die digitale Infrastruktur von Freelance Junior. Wir versuchen hierbei, eine Struktur aufzubauen, die es uns erlaubt, unsere Projekte möglichst effizient und effektiv zu bearbeiten. Wir erklären dir in diesem Artikel, welche Software wir wie zur Prozessoptimierung nutzen und was dein Unternehmen daraus lernen kann.

Was heißt Prozessoptimierung

Bevor wir auf die konkrete Struktur Freelance Juniors eingehen, erst einmal ein kleiner Abriss: Was heißt eigentlich Prozessoptimierung? Bei Prozessoptimierung geht es um die Verbesserung aller Prozesse im Unternehmen. Von der Akquise über das Web-Development bis hin zum Marketing, ist kein Teil von der Prozessoptimierung ausgenommen. Es wird versucht, möglichst ganzheitlich Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Wichtigkeit digitaler Infrastruktur

Die Infrastruktur deines Unternehmens ist essenziell. Wie koordinierst du Projekte? Sind all deine Mitarbeiter:innen vor Ort oder auch remote zugeschaltet? Wie groß ist dein Unternehmen? Auf all diese Fragen sollte die Infrastruktur deines Unternehmens abgestimmt sein! Prozessoptimierung heißt auch, so wenig E-Mails wie möglich schreiben zu müssen und Kommunikation zwischen Unternehmensteilen ohne Mittelsmann. Deine Infrastruktur sollte Projektfortschritte einsehbar machen, unternehmensinterne Kommunikation ermöglichen und Koordination zwischen Unternehmensteilen vereinfachen. Für uns bei Freelance Junior heißt das konkret, dass ein großer Teil unserer Infrastruktur digital stattfindet. Dies ermöglicht es uns, remote arbeitende Teile des Unternehmens mit denen im Büro problemlos zu vernetzen.

Wieso digital?

Gerade in Zeiten von Corona lohnt sich eine digitale Infrastruktur! Wenn dein Unternehmen komplett online stattfinden kann, geht die Umstellung auf das Home-Office sehr viel leichter von der Hand. So besteht kein Zwang mehr, vor Ort zu sein, und du kannst besser auf etwaige Infektionswellen reagieren.

Ein zusätzliches Plus ist die Ortsunabhängigkeit deiner Mitarbeiter:innen – vor allem bei Freelancer:innen. So kannst du, falls du externe Expertise brauchst, auf den ganzen deutschsprachigen Raum zurückgreifen. Dies alles ist dir aber nur möglich, wenn du digital Menschen in dein Unternehmen einbauen kannst.

Diese Software benutzen wir zur Prozessoptimierung

Prozessoptimierung ist nie abgeschlossen. Das heißt auch, dass unser System in keiner Weise den Anspruch hat, perfekt zu sein. Wir versuchen jedoch stetig, uns weiterzuentwickeln und Schwächen in unserer Arbeitsweise auszuloten.

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Confluence

Wir benutzen Confluence täglich. Für uns ist es so etwas wie die firmeneigene Wikipedia. Bei Confluence kannst du für dein Unternehmen unter verschiedenen Unterpunkten, z. B. Management oder Marketing, Artikel anlegen. Du kannst dann entscheiden, wer welche Artikel lesen und/oder bearbeiten kann. Hier werden Arbeitsweisen gesichert und für andere Mitarbeiter:innen aufgearbeitet. In der Prozessoptimierung hilft Confluence u.a. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen. Confluence ist dabei vielseitig einsetzbar. Von Leitfäden für neue Arbeitsbereiche bis zum kollektiven Brainstormen ist bei Confluence alles möglich.

Trello

Das Kanban-Prinzip hält Trello bei uns übersichtlich. Kanban beinhaltet die Strukturierung von Projekten von der Idee über To-Do, über in Bearbeitung bis hin zu fertiggestellt. Je nach Fortschritt, von Idee bis zur Fertigstellung, werden hier die Trello üblichen Boards sortiert. Das bedeutet konkret: Du kannst für jedes deiner Projekte eine Karte erstellen und es je nach Fortschritt einsortieren. Man kann es sich ungefähr so vorstellen wie eine Pinnwand, die alle gleichzeitig benutzen können. Diese Pinnwand ermöglicht es, den Fortschritt von allen in dem Unternehmen laufenden Projekten im Überblick zu halten. Zusätzlich ist hier schnell ersichtlich, wer eigentlich für welches Projekt zuständig ist.

Drive

Anstatt sich Word und Excel Tabellen hin- und herzuschicken, ist Google Drive eine Überlegung wert. So können Dokumente für alle Berechtigten zugänglich gespeichert werden. Zusätzlich kann man diese Dokumente problemlos neuen Personengruppen zugänglich machen. Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, gleichzeitig mit mehreren Leuten an einer Datei arbeiten zu können. Google Drive vereinfacht zudem die Einarbeitung remote arbeitender Mitarbeiter:innen enorm. Falls man die Dokumente doch ohne Internetzugang bearbeiten möchte, kann man sie problemlos herunterladen und lokal bearbeiten. So geht Prozessoptimierung!

Meets

Ein weiterer Google-Dienst, der bei uns regelmäßig Anwendung findet, ist Google Meets. Wie Zoom oder Jitsi hat man hier die Möglichkeit, mit mehreren Leuten an einer Videokonferenz teilzunehmen. In Sekundenschnelle ist ein Meeting erstellt und im Kalender eingetragen. Dieser schickt dann zusätzlich noch eine Erinnerung, kurz bevor das Meeting anfängt, und erfüllt damit alle Kriterien, die man von einer Videokonferenzsoftware erwartet.

Slack

Slack funktioniert herausragend als Messenger-Alternative für dein Unternehmen! Direkte Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen, Projekt- und Abteilungskanäle für zielgerichtete Unterhaltungen und ein berufsfokussierter Messenger ohne Ablenkungen - all das bietet Slack. Die eben genannten Features machen Slack auch für Freelance Junior unersetzlich. Besonders vorteilhaft ist die Tatsache, dass alle Mitarbeiter:innen direkt miteinander verknüpft sind und die Kommunikation formlos gestaltet werden kann. Das spart unnötige E-Mails ein und hilft bei der Prozessoptimierung.

Tability

Neu aus unserer Prozessoptimierung hervorgegangen: Tability. Tability hilft deinem Unternehmen dabei, OKR (Objectives & Key results) im Blick zu behalten. Tability bietet eine resultatsorientierte Möglichkeit, Aufgaben und Ziele zu strukturieren. So verliert man langfristig gesteckte Ziele mit Zwischenetappen nicht aus den Augen. Das hilft dabei, bei allem, was in deinem Unternehmen so anfällt, die wichtigsten Aufgaben im Blick zu behalten. Freelance Junior versucht so, sich nicht von den alltäglichen Nebensächlichkeiten ablenken zulassen und weiter an den großen Zielen zu arbeiten.

Jira

Das Tool Jira von Atlassian wird von unseren Developer:innen verwendet und ist eine Software zur Vorgangs- und Projektverfolgung. Es ist eine Webanwendung, die in erster Linie zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und zum operativen Projektmanagement benutzt wird. Hier lassen sich Benutzer-Storys erstellen und sogenannte "Sprints" planen, bei denen Arbeit an Produkt-Backlogs abgeschlossen werden kann. Für Prozessoptimierung unerlässlich!

Calendly

Zu guter Letzt Calendly. Gerade wenn du viele Gespräche mit Unternehmensexternen führst, kann Calendly dabei helfen, Termine zu vereinbaren und diese nicht zu vergessen. Für Freelance Junior passt Calendly für die Vielzahl an Gesprächen mit unseren User:innen perfekt. Wenn dein Unternehmen ähnlich auf Meetings mit Selbstständigen angewiesen ist, können wir Calendly nur empfehlen.

Fazit: Software zu Prozessoptimierung - wo sie sinnvoll ist

Deine Infrastruktur und die Software, die du dafür benutzt, sollten deinem Unternehmen angepasst sein. Wir sind von unseren Software-Lösungen überzeugt. Trotzdem richtet sich unsere Prozessoptimierung logischerweise nach unseren Bedürfnissen. Du solltest also gut überlegen, ob die hier angesprochen Tools in dein Anforderungsprofil passen, bevor du blind unsere Softwarestruktur übernimmst. Prozessoptimierung ist aber, egal für welches Unternehmen, immer sinnvoll, ob du es so machst wie wir oder andere Wege findest, ist dabei dir überlassen. Fragen können hier helfen. Welche Prozesse laufen unsauber? Was sind die Ansprüche an die Infrastruktur des Unternehmens? Wie viele Leute müssen in die Strukturen eingebunden werden? Ist das derzeitige System den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst? Keine Struktur ist perfekt, und auch wenn dein System lange gut funktioniert hat, heißt es nicht, dass es sich nicht trotzdem verbessern lässt.

Jacob

Jacob

Redakteur:in

Jacob studiert Anglistik und Politikwissenschaft in Greifswald. Für Freelance Junior ist er im Zuge seines Praktikums mit allem betraut was Texte beinhaltet. In seiner Freizeit reist er gerne und kocht viel.