Tipps für Freelancer

Was du tun kannst, wenn Kunden nicht (pünktlich) zahlen

Johannes Kral · Gastautor
August 2019

Der finanzielle Erfolg von Freelancern hat eine relativ banale, aber umso wichtigere Voraussetzung: Kunden müssen für erbrachte Leistungen zahlen. Tun sie dies nicht oder nicht zu den vereinbarten Terminen, kann das mitunter schnell zu finanziellen Problemen führen – besonders für studentische Freelancer, deren Bankkonten in der Regel nicht vor Ersparnissen überquellen.

Für den Fall, dass du einmal in die Situation geraten solltest, dass ein Kunde deine Rechnung einfach nicht wie vereinbart zahlt, haben wir dir im folgenden Beitrag sieben Tipps zusammengestellt, wie du dennoch schnell zu deinem Geld kommen und schlechte Erfahrungen in Zukunft vermeiden kannst.  

1. Kontaktiere deinen Kunden

Wenn Kunden nicht oder nicht fristgerecht bezahlen, kann das viele Gründe haben. Die Rechnung ist im falschen Postfach oder auf dem falschen Schreibtisch gelandet. Die verantwortliche Person aus der Buchhaltung ist im Urlaub. Die Rechnung wurde überwiesen, aber auf das falsche Konto. Vielleicht hat die Rechnung deinen Kunden aber auch einfach nie erreicht.

Bevor du also gleich über Mahnungen oder Inkasso-Unternehmen nachdenkst, solltest du zunächst bei deinem Kunden nachfragen, warum du noch kein Geld bekommen hast. Ist deine Rechnung einfach untergegangen, wird dein Kunde dich i.d.R. schnell bezahlen und das Problem ist aus der Welt. Sollte der Kunde die Rechnung nicht beglichen haben, weil er vorübergehend in Zahlungsschwierigkeiten steckt, schlage eine Raten- oder Teilzahlung vor.

2. Biete Raten- oder Teilzahlungen an

Gerade bei kleinen Unternehmen oder Start-ups kann es schon mal vorkommen, dass Liquiditätsengpässe eine pünktliche Bezahlung von externen Mitarbeitern verhindern. In diesem Fall solltest du selbst aktiv werden und Lösungsvorschläge anbieten. Du kannst zum Beispiel vorschlagen, dass dir der Kunde dein Honorar in mehreren kleinen Raten zahlt. Oder dass dein Kunde die Hälfte der Rechnung sofort begleicht und die andere Hälfte, sobald er wieder flüssig ist.

Auf diese Weise bekommst du immerhin einen Teil deines Geldes sofort und dein Konto trocknet nicht komplett aus. Zusätzlich hinterlässt du aufgrund deiner Kooperationsbereitschaft noch einen positiven Eindruck beim Kunden, der dir zu weiteren Aufträgen verhelfen kann.  

3. Gewähre Skonto

Wenn es um die Zahlungsmoral eines Kunden nicht allzu gut bestellt ist, du aber nicht auf seine Aufträge verzichten kannst oder willst, solltest du versuchen, dem Kunden eine fristgerechte Zahlung deiner Leistungen schmackhaft zu machen. Eine gängige Methode ist hier die Gewährung eines Skontos. Hierbei gibst du deinem Kunden einen Preisnachlass (etwa 2 bis 5 Prozent) auf dein Honorar im Gegenzug für eine schnelle Bezahlung.

Da der Skonto für dich finanzielle Einbußen bedeutet, solltest du diesen natürlich nur anbieten, wenn du unbedingt zeitnah Geld brauchst. Wenn du grundsätzlich Skonto anbietest, läufst du womöglich Gefahr, dass sich deine Kunden daran gewöhnen und dich dauerhaft zu niedrigeren Preisen bezahlen wollen.

4. Verhandle Vorauszahlungen oder Anzahlungen

Hast du bereits in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen in puncto Bezahlung mit Kunden gemacht, dich aber trotzdem für eine weitere Zusammenarbeit entschieden, kannst du bei zukünftigen Projekten mehr Sicherheit einfordern. Die sicherste Variante ist natürlich, wenn du auf Vorkasse bestehst, wobei sich wohl nur wenige Kunden hierauf einlassen werden.

Durchaus gebräuchlich, insbesondere bei größeren Aufträgen, die viel Vorleistung von dir verlangen, ist die Vereinbarung einer Anzahlung auf dein Gesamthonorar. In diesem Fall bekommst du zum Beispiel 30 Prozent deines Honorars als Vorschuss, 30 Prozent nach der Hälfte des Projekts und die restlichen 40 Prozent nach Beendigung des Auftrags.

 

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5. Vereinbare monatliche Fixzahlungen

Empfehlenswert für Freelancer, die über lange Zeiträume für dieselben Kunden arbeiten, ist die Einigung auf monatliche Fixzahlungen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn dein monatliches Auftragsvolumen bzw. die Rechnungen nur gering voneinander abweichen.

Du vereinbarst mit deinem Kunden entsprechend eine feste Rate, die monatlich zu einem festen Termin fällig wird. Auf diese Weise profitierst du von finanzieller Planungssicherheit. Dein Kunde wiederum muss Zahlungen nicht jeden Monat anpassen, kann etwa einen Dauerauftrag einrichten, und reduziert so seinen Verwaltungsaufwand. Abweichende Leistungen können natürlich immer noch separat in Rechnung gestellt werden.

6. Nutze Factoring

Eine Möglichkeit, schnell an ausstehende Honorare zu kommen, bietet auch das sogenannte Factoring. Bei dieser Methode verkaufst du deine Forderung, also deine Rechnung, an eine Bank oder ein anderes Finanzunternehmen. Dieses bezahlt dir deine Rechnungssumme, abzüglich einer Gebühr, sofort oder innerhalb von 24 Stunden aus. Danach tritt das Unternehmen mit deinem Kunden in Kontakt und treibt den Rechnungsbetrag ein.

Wie auch beim Skonto verzichtest du beim Factoring auf einen Teil deiner Vergütung. Der Vorteil beim Factoring ist aber, dass du stressfrei und schnell zu zumindest einem Großteil deines Geldes kommst. Sobald du deine Rechnung an ein Factoring-Unternehmen verkauft hast, bist du „raus“ und musst dich nicht mehr mit unliebsamen Kunden herumschlagen.

7. Automatisiere deine Rechnungsstellung

Jeden Tag dutzende und in unterschiedlichster Form eingereichte Rechnungen abzuarbeiten, ist für Unternehmen sehr zeitaufwändig. Sind Rechnungen darüber hinaus auch noch fehlerhaft oder unvollständig, kann sich die letztliche Zahlungsfreigabe schon einmal über mehrere Wochen hinziehen. Dies ist für Unternehmen wie für Freelancer gleichermaßen unbefriedigend.

Um dir und deinen Kunden unnötigen Stress zu ersparen, solltest du nach Möglichkeit komplett auf Papierrechnungen verzichten. Diese kosten dich erstens mehr Zeit und können zweitens, wie eingangs erwähnt, gerne mal im Büroalltag untergehen. Biete deinen Kunden am besten einfache Online-Rechnungsprozesse an, wenn du pünktlich bezahlt werden möchtest. Mehrere Anbieter ermöglichen dir mittlerweile eine automatisierte Rechnungsstellung und leisten dir darüber hinaus weitere Hilfestellung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit deinen Kunden. Für Studierende sind solche Angebote zudem fast immer kostenlos.

8. Letzter Ausweg: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren

Bist du zu der Überzeugung gelangt, dass dich dein Kunde nicht für deine Leistungen bezahlen wird, bleiben dir noch zwei weitere Möglichkeiten: Du beauftragst ein Inkassounternehmen oder versuchst, über ein gerichtliches Mahnverfahren an dein Geld zu kommen. In beiden Fällen hast du zwar gute Aussichten, dass schlussendlich doch noch Geld auf deinem Konto landet, allerdings kann dies mehrere Monate oder im schlechtesten Fall sogar Jahre dauern.

Entscheidest du dich für Inkasso, beauftragst du ein Anwaltsbüro oder ein spezialisiertes Unternehmen, das ein außergerichtliches Mahnverfahren gegen deinen Kunden einleitet. Erklärt sich der Kunde letztlich bereit, seine Schulden zu begleichen, muss er i.d.R. auch die Kosten für die Inkassobeauftragung übernehmen. Stellt sich der Kunde stur, müssen rechtliche Schritte eingeleitet werden, wofür du zumeist erst einmal in Vorkasse treten musst. Eine Alternative zu Inkasso ist das gerichtlichen Mahnverfahren. Dies ist ein einfacher und kostensparender Weg, um gegen säumige Schuldner vorzugehen. Einen Anwalt brauchst du hierfür nicht, das gerichtliche Mahnverfahren wird weitgehend oder sogar komplett automatisiert durchgeführt. Mehr dazu erfährst du im Gastbeitrag von Rechtsanwalt Dominik Schmidt.  


Johannes Kral
Gastautor
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Über Johannes

Johannes war nach seinem Studium sieben Jahre als freier Autor & Journalist tätig. Seit 2015 hilft er in unterschiedlichen Funktionen Berliner Start-ups beim Erwachsenwerden.

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